Автоматизация, применяемая в управлении МКД

Я по роду своей основной деятельности — программист, поэтому стараюсь автоматизировать все рутинные операции, а также использовать всякие современные штуки. За год моего управления накопилось немало таких штук, может кому-то будет полезным, могу поделиться. Эта статья больше адресована не жильцам дома, а председателям и управляющим других ТСЖ.

Показания приборов учета

Снятие, контроль и проверка показаний приборов учета — это одна из основных обязанностей в ТСЖ, занимающая кучу времени. А от правильности этих данных зависит очень много. Последнее время многие бухгалтерские программы для ТСЖ стали выпускать свои приложения на мобильные телефоны, в которые встроены разные функции, в том числе по контролю показаний, но у нас используется универсальное решение, которое подойдет абсолютно всем. Это таблица Excel на Google-диске, доступная с любого компьютера через интернет, а также с любого мобильного телефона через приложение Google.Таблицы.

Выглядит она примерно так:

Тут нет никаких персональных данных, поэтому желающие могут скачать сразу шаблон.

Левые два столбца закреплены, а справа оранжевый столбец добавляется новый каждый месяц и заполняется либо на основе вводимых с бумажек показаний, либо с электронной почты, либо через приложение на телефоне, в общем, любым из доступных способов.

Цвета позволяют фиксировать важную для управляющего информацию:

красный — не предоставил показания, вычислено по среднему
зеленый — был заменен счетчик
оранжевый — истек срок поверки
сиреневый — нужно проверить, т.к. показания подозрительные

Справа столбцы ГВС, ХВС и Электроэнергия позволяют контролировать слишком большие показания, чтобы исключить ошибки. Внизу таблицы все разницы показаний за месяц складываются и видно общий потребленный объем ресурсов.

Данный журнал всегда можно распечатать за нужные месяцы, лишние колонки скрываются через интерфейс Excel. Если потребуется провести какой-то анализ данных, это можно сделать либо прямо в Excel формулами, либо дополнительной программной обработкой, о чем речь пойдет дальше.

Контроль несдавших показания

Осуществляется с помощью вышеописанного файлика показаний, который можно всегда сохранить в формате XLSX, и моей программки, в которую загружается список телефонов поквартирно жильцов и собственников, а программка выдает либо список телефонов для вставки в сервис рассылки SMS, либо список квартир через запятую для напоминания в общем чате дома в Viber. Выглядит она так:

Это позволяет исключить муторную работу по выбору номеров квартир, которым нужно отправить сообщения. В этой же программке есть возможность вывести все номера телефонов по списку квартир. То есть в программу скармливаются номера квартир через запятую, а она выдает список телефонов, который вставляется в тот же сервис sms.ru.

Сервис рассылки SMS-сообщений

Полезная штука, когда надо быстро оповестить жильцов о сдаче показаний, бюллетеней по голосованию, просто о внеочередном собрании или каких-то других мероприятиях. Но надо сказать, что операция эта весьма затратная. Но если выбирать — либо потратить час на отправку вручную или обзвон или 200 рублей за отправку СМС — тут уже каждый выбирает сам в зависимости от того, в каком денежном эквиваленте он оценивает час своей работы. Мы пока не тратили средства ТСЖ на этот сервис, использую его только на свои личные средства.

Удобно, что можно настроить имя, которое будет высвечиваться у людей при получении СМС. То есть вместо неизвестного номера (или, например, моего личного) будет отображаться «ТСН» как у нас, например. Но в этом имени можно использовать только латинские буквы.

Проведение общедомовых собраний

Во-первых, нужно сразу сказать, что получить выписку на жилое или нежилое помещение можно меньше, чем за 4 рубля (это при оплате на физ.лицо, на юр.лицо там максимум 8 рублей за выписку):

Как видно, если оплатить сразу 1000 выписок, то каждая из них выйдет в 1 рубль 70 копеек. А не 400 рублей, как многие продолжают быть убеждены, и жутко пугаются, когда суд их обязывает эти выписки получить, или не делают этого при организации ТСЖ.

После оплаты нужно пользоваться инструментом «Запрос посредством доступа к ФГИС ЕГРН«. Но насколько я понимаю, там пока есть возможность запрашивать каждую выписку отдельно. Наверняка сторонние сервисы этот процесс автоматизировали, но если хочется дешево и сердито — это наш вариант (либо если выписок нужно не так много).

Ниже — речь как раз о сервисе, который предлагает автоматизировать получение выписок.

А общедомовые собрания мы все проводим только с помощью сервиса от бурмистр.ру — там заполняется повестка дня, даты проведения и другие характеристики собрания, а после оплаты 250 рублей за собрание получаем возможность скачать бюллетени в формате MS Word, заполненные на каждого собственника отдельно, им остается только поставить галочки по вопросам, подпись и дату и кинуть заполненный бланк в ящик ТСН. Если собственников в квартире несколько, сервис генерирует бланк на каждого собственника в отдельности, заполняя данные о доле и голосах самостоятельно (по предварительно указанным в сервисе данным).

В каждом подъезде у нас висят такие вот ящики, которые горят лампочками в срок, когда людям нужно сдавать либо показания, либо заполненные бланки. Сбоку на каждом ящике прилеплена ручка, чтобы могли заполнить бланки не отходя от почтовых ящиков.

Все это обеспечивает каждому собранию 50% кворум как минимум.

Бурмистр.ру

Бурмистр.ру — это набор сервисов, значительно помогающих в управлении домом. Мы пользуемся следующими:

• Работа с должниками (по ссылке видео-демонстрация)
• Прием показаний через приложение (пользуются всего 4 квартиры из 180)
• Сервис проведения общедомовых собраний (без запроса выписок)
• Очень полезный форум, где все по делу.

Также там есть возможность вести сайт своего ТСЖ и много других фишек, но мы этим пока не пользуемся.

Запрос выписок автоматический для проведения собрания у них тоже есть, но стоит уже 20 рублей за 1 выписку.

Мне нравится подход, с которым ребята занимаются всем этим, они двигают ЖКХ в правильном направлении.

Бухгалтерия

Говоря о программном обеспечении, помогающем в управлении ТСЖ, нельзя пропустить бухгалтерскую программу. Мы пользуемся программой Инфокрафт — это облачный сервис, в котором можно за 960 рублей в месяц работать с нескольких компьютеров, главное, чтобы IP-адреса у них были разные (то есть, физически расположены не в одной сети). Нареканий особых программа не вызывает, правда, пока мало бухгалтеров, которые с ней работали. У первого нашего бухгалтера большие трудности с ней были, хотя она работала и с ВГД, и с какой-то другой до этого, а текущий бухгалтер лучше разбирается, т.к. не ленится смотреть видео-уроки по этой программе и обучающие инструкции, коих очень много на их сайте.

Огромный минус этой программы — платная и дорогая техподдержка. Ни на один вопрос вам не ответят, пока не пополните баланс платных консультаций (2000 рублей за час). Но минимальное время консультации — 15 минут, а специалисты решают проблемы чаще всего довольно быстро, так что 2000 рублей может хватить на 4 консультации. Вот только это для меня (программиста) программа кажется местами очень неадекватной, а что говорить об «обычных людях»… Складывается ощущение, что ребята живут только за счет этой техподдержки. За отсутствие клиент-ориентированности рекомендовать эту программу не могу.

Но в ней у нас с первых месяцев хорошо пошел экспорт платежек в ГИС ЖКХ, пока ТСН не завладело спецсчетом на капремонт (в прошлом месяце). Теперь выгрузка из программы перестала приниматься сервисом и до сих пор не разобрались, то ли это проблема ГИС ЖКХ, то ли этой программы.

Предоставление отчета в УСПН (соцзащиту) по начислениям для льготников

Наверняка такая проблема есть у многих ТСЖ в Энгельсе из-за корявой программы  соцзащиты, в которую надо загружать файлики в определенном формате. Не удивлюсь, если кто-то тратит день на внесение вручную начислений за месяц в эту программу по своему дому… Когда выяснилось, что Инфокрафт не экспортирует начисления по льготникам в нужном им формате, я тоже задумывался о том, чтобы возложить на бухгалтера эту обязанность внесения вручную данных… Но потом все-таки настроил выгрузку начислений в Инфокрафте в таблицу Excel, выбрав нужные столбцы, а потом написал свою программку, которая перегоняет одну табличку Excel в отдельные файлы по каждой услуге, и запаковывает это в архив. Полученный архив читается их программой. Если у вас такая же проблема есть, но в бухгалтерской программе вы сможете настроить выгрузку в таблицу с нужными полями, я могу поделиться своей разработкой.

Вот пока все, что вспомнил об используемых мною сервисах. Позже могу еще рассказать о гаджетах, которые также полезны в ТСЖ — это бюджетный тепловизор Seek Thermal Compact, 10-метровый эндоскоп и клевый мощный фонарик, заказанный с aliexpress, если кому-то будет интересно.